Kreativna zmeda na vašem delovnem mestu. Ali mislite resno?

Post date: May 31, 2016 1:54:56 PM

Nekateri pravijo, da je neorganizirano delovno mesto (namizje, miza, podjetje, …) znak kreativnega razmišljanja. Ampak … si predstavljate, da bi neorganizirano podjetje (Tesla, BMW, Apple, … vstavite poljubno znamko …) izdelovalo visoko kvalitetne produkte?

Si lahko predstavljate, da bi neorganizirano storitveno podjetje (vaša banka, ISP, vaš zdravnik, Google) zagotavljalo visoko stopnjo storitev?

Zmeda je običajno znak površnosti in ne kreativnosti. Zmeda je kot virus – hitro se razširi iz vaše mize na vaše namizje, pisarno, oddelek, na celotno podjetje.

Če želite, da vaše podjetje ponuja storitve ali izdelke najvišji ravni, mora imeti urejene svoje procese.

Ampak - preden začnete upravljati svoje procese, poskrbite, da bo vaše delovno mesto pospravljeno in čisto.

Samo en človek preprosto ne zmore…

Samo en človek preprosto ne zmore začeti urejati procesov od začetka (“iz nule”). Zato je potreben čas in znanje. In terja sodelovanje vseh ljudi v podjetju.

Pred uvedbo BPM (Upravljanje poslovnih procesov) v organizacijo ponavadi predlagam, da začnete čistiti podjetje nereda po principu lean six sigma – 5S (sort - sortiraj, set - pospravi, shine - očisti, standardize - standarniziraj, sustain - vzdržuj).

Ta načela so že dalj časa dobro znana v proizvodnji in izdelovanju (fizično delovno mesto).

Oglejmo si torej kako uvesti te principe v sodobno informacijsko/storitveno podjetje ali virtualno delovno mesto.

Uporabiti jih je mogoče za izboljšanje delovnega mesta in celotne organizacije.

Rezultat iskanja slik za 5S

Sort(sortiraj), set (pospravi), shine (očisti), standardize (standarniziraj), sustain (vzdržuj)

1. S: SORT (SORTIRAJ):

Odstranite predmete. Odstranite nepotrebne stvari ali orodje iz delovnega mesta. Preprečite njihovo nabiranje.

Primeri za virtualno delovno mesto:

  • Redno odstranjujte navlako informacij (datotek, dokumentov, bližnjic) - postane naj del vsakodnevne rutine.
  • Obdržite samo zadnjo verzijo aplikacij, dokumentov, datotek. Osnutki in opuščene datoteke naj gredo v arhiv ali v varnostno kopijo.
  • Pridobite si samo tisti programsko opremo, ki jo res potrebujete. Na primer: Koliko od vas ima polno verzijo MS Office? Koliko od vas iz tega paketa uporablja Access ali Publicher?
  • Licence programske opreme (SW): imate pregled nad njimi?
  • Pridobite le potrebne storitve v oblaku za podporo vašega podjetja, npr. programsko opremo v oblaku za upravljanje z dokumenti (GDrive, Dropbox, Office365), programsko opremo za vodenje projektov in nalog (Wiggio, ...). Razmislite o tistih, ki omogočajo dinamično rast ali plačilo na uporabnika.
  • Odstranite osebne datoteke iz vašega delovnega mesta (ali jih shranite na drugi disk/sistem).
  • Odstranite ovire za bolj učinkovito delo. Ročno nalaganje datotek na server? Ni učinkovito. Uporabljate orodja za avtomatično sinhroniziranje (One Drive, Dropbox, Google Drive).

Vedno: če ste v dvomih, potem odstranite (aplikacije, datoteke, dokumente, storitve, …) v zato namenjeno „rdečo mapo“. Čez nekaj časa mapo preglejte in očistite.

2. S: SET IN ORDER (POSPRAVI):

Uredite stvari in orodja tako, da bodo bolj enostavna za hitro izbiro in uporabo.

Primeri za virtualno delovno mesto:

  • Postavite pogosto uporabljana IT orodja v opravilno vrstico, ustvarite bližnjice do dokumentov, ustvarite bližnjice na tipkovnici.
  • Uporabljajte programsko opremo za seznam nalog, prioritizirajte naloge in jih postavljate v čakalno vrsto. Google-ov koledar je lahko dober primer za vsakodnevna opravila (naloge). V SW podjetjih uporabljajte programsko opremo Jira za sledenje zahtevam in hroščem (napakam).
  • Uporabljajte CRM sistem ali vsaj ročni CRM sistem z nekaterimi centraliziranimi in deljenimi tabelami.
  • Predlog: izmerite koliko klikov (časa) potrebuje zaposleni, da najde podatke o zadnjem nakupu stranke.
  • Primer: če uporabljate Google Drive uporabite za mapo “Zvezdico”. Ta mapa vsebuje bližnjice to datotek, ki so označene z zvezdico (so pogosto uporabljene).
  • Primer: ustvarite klasifikacijo v mape/podmape in zložite datoteke v prave mape. Jaz uporabljam 2 strukturi map: /Procesi in /Projekti.

· /Projekti vsebujejo podmape: /Idejno, /Potencialno, /V delu, /Zaključeno, /Zavrnjeno, /Prekinjeno, /Posredovano. Vsak projekt potuje od /Idejno do /Zaključeno.

· /Procesi vsebujejo podmape: /CRM, /Izobraževanja, /HRM, /IT management, /Nakupi, /Razvoj, /Poslovni management, … Ko je projekt iz seznama zgoraj dovolj zrel, da se lahko pretvori v standardiziran proces se prestavi v mapo /Procesi podmapa.

3. S: SHINE (OČISTI):

Odstranite in očistite nered, ter preprečite ponovno nalaganje ali poslabšanje.

Primeri za virtualno delovno mesto:

  • Iz vašega namizja očistite nepotrebne ikone. Večino časa pokrivajo vaše namizje in kakšna je njihova naloga?
  • Jaz imam naprimer na svojem namizju samo 4 ikone (mape): Začasni dokumenti, Začasne slike, Bližnjice do aplikacij in Smeti. Te mape redno preglejujem in premeščam datoteke v za to primerne lokacije ali jih zbrišem.
  • Izogibajte se uporabi lokalne mape dokumentov za vse vaše dokumente.
  • Odstranjujte nepotrebne aplikacije, dokumente iz vašega računalnika, serverja, tablice, pametnega telefona. Redno čistite začasne datoteke, predpomnilnik, …
  • Preverjajte svoj ERP in odstranjujte zastarele produkte.
  • Preverjajte svojo CRM bazo in so jo nadgrajujte s strankinimi informacijami.
  • Ob zaključku projekta pospravite podatke – arhivirajte jih in jih varnostno kopirajte.

4. S: STANDARDIZE (STANDARNIZIRAJ):

Pripravite in zapišite standarnizirane postopke. Na tej točki pride v igro BPM. Ne bi se spuščal v podrobnosti, vendar je dovolj že zapisani preprosti potek dela.

Za začetek standardizirajte zgoraj zapisane postopke preden se lotite ostalih. Prvi proces, ki ga morate standardizirati je tisti, ki je neposredno povezan z vašo stranko (storitve).

Primeri za virtualno delovno mesto:

  • Standardizirajte proces čiščenja nepotrebnih stvari iz namizja.
  • Standardizirajte proces upravljanja z mapami in datotekami.
  • Standardizirajte formate map v vašem podjetju.

5. S: SUSTAIN (VZDRŽUJ):

Najbolj pomembno, 5S ni enodnevna aktivnosst, temveč vsakodnevni trud.

Naj vam postane navada. Vsak dan nekaj minut posvetite čiščenju vašega virtualnega delovnega mesta ali prostora. Pooblastite osebo, ki bo vzdrževala 5S na regularni bazi.

Če ste svetovalec, ni nič slabšega kot pokazati svoje neurejeno namizje medtem ko pripravljate predstavitev za stranko.

Ta kratka predstavitev je uvod v naše izobraževanje BPM .

Kakšne so vase navade glede organizacije, čiščenja in pospravljanja vašega virtualnega delovnega mesta? Lahko z nami delite uporabne nasvete?