Post date: May 31, 2016 1:54:56 PM
Nekateri pravijo, da je neorganizirano delovno mesto (namizje, miza, podjetje, …) znak kreativnega razmišljanja. Ampak … si predstavljate, da bi neorganizirano podjetje (Tesla, BMW, Apple, … vstavite poljubno znamko …) izdelovalo visoko kvalitetne produkte?
Si lahko predstavljate, da bi neorganizirano storitveno podjetje (vaša banka, ISP, vaš zdravnik, Google) zagotavljalo visoko stopnjo storitev?
Zmeda je običajno znak površnosti in ne kreativnosti. Zmeda je kot virus – hitro se razširi iz vaše mize na vaše namizje, pisarno, oddelek, na celotno podjetje.
Če želite, da vaše podjetje ponuja storitve ali izdelke najvišji ravni, mora imeti urejene svoje procese.
Ampak - preden začnete upravljati svoje procese, poskrbite, da bo vaše delovno mesto pospravljeno in čisto.
Samo en človek preprosto ne zmore…
Samo en človek preprosto ne zmore začeti urejati procesov od začetka (“iz nule”). Zato je potreben čas in znanje. In terja sodelovanje vseh ljudi v podjetju.
Pred uvedbo BPM (Upravljanje poslovnih procesov) v organizacijo ponavadi predlagam, da začnete čistiti podjetje nereda po principu lean six sigma – 5S (sort - sortiraj, set - pospravi, shine - očisti, standardize - standarniziraj, sustain - vzdržuj).
Ta načela so že dalj časa dobro znana v proizvodnji in izdelovanju (fizično delovno mesto).
Oglejmo si torej kako uvesti te principe v sodobno informacijsko/storitveno podjetje ali virtualno delovno mesto.
Uporabiti jih je mogoče za izboljšanje delovnega mesta in celotne organizacije.
Odstranite predmete. Odstranite nepotrebne stvari ali orodje iz delovnega mesta. Preprečite njihovo nabiranje.
Primeri za virtualno delovno mesto:
Vedno: če ste v dvomih, potem odstranite (aplikacije, datoteke, dokumente, storitve, …) v zato namenjeno „rdečo mapo“. Čez nekaj časa mapo preglejte in očistite.
Uredite stvari in orodja tako, da bodo bolj enostavna za hitro izbiro in uporabo.
Primeri za virtualno delovno mesto:
· /Projekti vsebujejo podmape: /Idejno, /Potencialno, /V delu, /Zaključeno, /Zavrnjeno, /Prekinjeno, /Posredovano. Vsak projekt potuje od /Idejno do /Zaključeno.
· /Procesi vsebujejo podmape: /CRM, /Izobraževanja, /HRM, /IT management, /Nakupi, /Razvoj, /Poslovni management, … Ko je projekt iz seznama zgoraj dovolj zrel, da se lahko pretvori v standardiziran proces se prestavi v mapo /Procesi podmapa.
Odstranite in očistite nered, ter preprečite ponovno nalaganje ali poslabšanje.
Primeri za virtualno delovno mesto:
Pripravite in zapišite standarnizirane postopke. Na tej točki pride v igro BPM. Ne bi se spuščal v podrobnosti, vendar je dovolj že zapisani preprosti potek dela.
Za začetek standardizirajte zgoraj zapisane postopke preden se lotite ostalih. Prvi proces, ki ga morate standardizirati je tisti, ki je neposredno povezan z vašo stranko (storitve).
Primeri za virtualno delovno mesto:
Najbolj pomembno, 5S ni enodnevna aktivnosst, temveč vsakodnevni trud.
Naj vam postane navada. Vsak dan nekaj minut posvetite čiščenju vašega virtualnega delovnega mesta ali prostora. Pooblastite osebo, ki bo vzdrževala 5S na regularni bazi.
Če ste svetovalec, ni nič slabšega kot pokazati svoje neurejeno namizje medtem ko pripravljate predstavitev za stranko.
Ta kratka predstavitev je uvod v naše izobraževanje BPM .
Kakšne so vase navade glede organizacije, čiščenja in pospravljanja vašega virtualnega delovnega mesta? Lahko z nami delite uporabne nasvete?