Kako se obnašati med virtualnim sestankom (skype, netmeeting, ...)

V času trajanja mednarodnih projektov so konferenčni klici z uporabo storitve skype, netmeeting, google hangouts, zelo običajna metoda komunikacije.

Samo glasovni konferenčni klici so zelo pogosta metoda komuniciranja, medtem ko so skupinski video klici zelo redki. Vsaj pri projektih pri katerih sodelujem jaz.

Po več letih sodelovanja pri virtualnih sestankih sem svoja pričakovanja glede tega zožil na:

Organizator:

1. Pošljite agendo (ali vsaj seznam tem) vsaj en dan pred sestankom. Prav tako pošljete opomnik za koledar.
2. Pri roki morate imeti vse kontakte. Če boste uporabili skype se povežite z udeleženci PRED konferenčnim klicem.
3. Po klicu pošljite kratko sporočilo z dogovorjenimi nalogami in roki.

Udeleženci:

1. Naučite se uporabe konferenčne programske opreme PRED dogovorjenim klicem. Opravite testiranje z zakoncem, sodelavcem ali prijateljem.
2. Ob dogovorjenem času bodite tam. Nimamo časa, da bi vas čakali.
3. Uporabljajte slušalke z mikrofonom. Ni zabavno poslušati zvokov iz ozadja ali odmeva. Ni zabavno ko udeleženci drug drugega sprašujejo: “Ali imate slušalke?”. Ni zabavno poslušati prenosnikovega ventilatorja, tipkovnice ali klikanja miške.
4. Ne tipkajte med sestankom. Lahko vas slišimo. Ali pa uporabljate tiho tipkovnico ali pojdite na točko 3.
5. Sestanek naj traja največ 45 minut. V nasprotnem primeru boste lahko slišali smrčanje.
6. Med sestankom ne jejte ali pijte. Lahko slišimo vaše prežvekovanje in požiranje. Če že morate, potem izklopite mikrofon.
7. Svoj mobilni telefon dajte čimbolj vstran. Povzroča neprijetne zvoke, če je v bližini slušalk.
8. Po začetnem klepetu preidite na temo pogovora.

Veste kakšenje običajen pozdrav pri konferenčnem klicu?

Ne?

Seveda veste.

Ni: “Pozdravljeni, kako ste?”.

Ampak: “Se lahko slišimo?”.

Kakšne so vase izkušnje?

Izvirni članek je dosegljiv tukaj.

V kolikor se želite naučiti več o komunikaciji znotraj projektnega tima, preverite naše izobraževanje EU projektni vodja.